Office超强技巧连载─编辑技巧

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　　快速翻页技巧
　　
　　使用普通鼠标浏览长文件可以使用如下技巧：用鼠标“咬住”（即按下鼠标左键不松开）滚动块上下拖动，滚动块旁边的提示框会显示页码和标题等信息，页面内容也会随之上下滚动，对根据页码或标题查找文件等场合很适用。
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　　打开智能标记功能
　　
　　点击“工具”→“自动更正选项”→“智能标记”。勾选“使用智能标记标识文字”即可。
　　
　　任务窗格快捷键
　　
　　XP任务窗格通常采用自动或工具栏按钮打开，如果给它指定一个快捷键，将能够大大提高操作速度。具体做法是：单击 XP“工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。在左边的分类列表中选择“编辑”，然后在右边的“命令”列表中找到“剪贴板”。将其选中后单击对话框中的“键盘”按钮，打开“自定义键盘”对话框。选中其左边“命令”列表中的“编辑”，然后在右边找到“EditClipboard”，用鼠标单击“选择新的快捷键”框，根据需要按键盘上的键或其组合（如Ctrl+B）。完成后单击对话框（图6）中的“指定”按钮，将打开的对话框全部关闭。此后再按前面设置的快捷键（如Ctrl+B），剪贴板任务窗格就会快速打开。
　　
　　智能标记具有扩展性
　　
　　XP智能标记具有很强的扩展性，用户可在 XP中开发自己的智能标记。例如，公司可为自己的产品创建一个智能标记，当用户在文档中键入产品名称时，该智能标记可直接链接到产品的性能、价格和库存等用户自定义的该产品相关信息。微软提供了智能标记软件开发包（Smart Tag Software Development Kit），用来支持智能标记开发工作。
　　
　　生成自己的智能标记
　　
　　微软还为网络公司提供了免费的工具—— XP Web Services Toolkit、Smart Tag Enterprise Resource Toolkit，使它们能够将自己的网络服务集成于 XP应用程序中，比如：台湾某搜索网站就通过开发的智能标记将自己的搜索服务集成到 XP中，这样用户可以在文件、文件及网页上享受搜索热门关键字的乐趣。目前国外的第三方智能标记比较多，比如：Lexis-Nexis的智能标记主要用于法律研究，可使能够自动识别案件名称并链接到Lexis-Nexis的案件信息库；还有的智能标记可使你在点击邮政编码和航线后显示当地天气情况；ESPN的智能标记则可识别美国主要棒球联盟和队员名字，并直接链接到相应的网页。
　　
　　小提示
　　
　　智能标记能够识别英文的人名、地址、地点等，比如：你在文档中输入Bill Gate，即可出现智能标记，并提供发送电子邮件的选项。另外，你还可以直接将某个出现在文档中的人名创建到Outlook的联系簿中。
　　
　　显示或隐藏智能标记
　　
　　点击“工具”→“选项”→“视图”，在“显示”下选中或清除“智能标记”复选框即可。
　　
　　保存或放弃智能标记
　　
　　点击“工具”→“选项”→“保存”，在“保存选项”中选中或清除“嵌入智能标记”复选框即可。
　　
　　进行文本格式编排
　　
　　使用智能标记功能，可方便地进行文本格式编排：如果从其他程序中复制了一段已经编排好格式的文本，并粘贴到文档中，这时“粘贴选项”按钮会显示在粘贴文本下方，单击它打开一个下拉列表项，可以选择以何种方式完成操作，比如可保留原格式或匹配目标格式。如果要放弃这段文字的格式编排，可选择“仅保留文本”命令等。
　　
　　灵活控制自动更正
　　
　　XP中的自动更正功能很强大，当把鼠标指针放置在已更改文本附近时，会显示这个按钮，单击后变为一个显示菜单的按钮图标。单击“控制自动更正选项”命令打开“自动更正”对话框，在“替换”中输入错误单词schook，将其替换为school，然后单击“添加”按钮。下次，当再次在文本中输入schook时，系统会自动更正为正确单词。这时单击“自动更正”按钮， 还会打开一个下拉列表，可根据自己的需要进行更正选项设置。
　　
　　链接到其他程序
　　
　　智能标记可使我们无需执行相关操作而直接链接到其他应用程序中。比如，输入ctips@cfan.com.cn，会出现超链接设置按钮，这里可以根据需要进行超链接设置。如果按住Ctrl键，并单击邮件地址后，系统会自动打开Outlook或Outlook Express。同样道理，如果输入了一个网页地址后，系统也会同样创建一个这样的超链接，可方便直接转入到IE浏览器中。
　　
　　获取更多智能标记
　　
　　仅带有部分智能标记功能。你可单击“其他智能标记”（在“工具”菜单上，单击“自动更正选项”，再单击“智能标记”选项卡）或“检查新操作”（在“智能标记操作”按钮菜单上）前往微软的站点查找新的智能标记和操作。
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　　比如在http://.microsoft.com/china/downloads/2002/dateSTchs.x，微软提供了“中文日期智能标记”，它用于在2002文档中自动识别多种形式的中文日期并提供相应的快捷操作，如安排会议或约会、设置纪念日、插入农历等（注：其中，安排会议或约会等功能需要Outlook2002的支持。）
　　
　　提供声音反馈
　　
　　智能标记可以在出现时用声音告知用户，使用这一功能除了硬件（声卡）支持外，还必须安装Microsoft Sounds。方法是：单击“帮助”菜单中的“网上 ”命令，搜索“Microsoft Sounds”进行安装。然后选中“选项”对话框“常规”选项卡中的“提供声音反馈”复选项，以后所有 XP程序均可听到智能标记出现时的声音。
　　
　　智能标记的快捷键
　　
　　按组合键Alt+Shift+F10可以打开智能标记菜单，如果当前有多个智能标记，则切换到下一个智能标记并显示其菜单。按↓键选择智能标记菜单中的下一条命令，按↑键选择智能标记菜单中的上一条命令，敲回车则执行选中的命令。
　　
　　“自动版式”智能标记
　　
　　安排幻灯片版式是一件费力的工作， XP的“自动版式”智能标记能大大提高工作效率。例如要将一个图片插入含有文字的文本框，在文本框无法容纳的情况下，“自动版式”功能可以将图片安排到另一张图片的下方，并使上下两张图片自动对齐。同时，“自动版式”智能标记及其选项也会显示出来，可以撤销自动版式或者修改“自动更正”选项。
　　
　　文件快速查找技巧
　　
　　可以使用文字或与简单统配符“*”搭配，用来查找含有某些关键字的文件。操作方法是：在的“打开”对话框“查找范围”列表内找到目标驱动器或文件夹，若要查找“历史”、“My Documents”、“收藏夹等处的文件，还可以单击对话框左边的按钮直接打开这些文件夹。然后在“文件名”框内输入要查找的关键字（如“报告”、“总结”等），如果使用“打开”对话框进行过多次查找，还可以打开“文件名”下拉列表选择使用过的关键字。必要时还可打开“文件类型”下拉列表，选择要查找的文件类型。完成后单击“打开”按钮，则所有包含查找关键字的文件名均出现在对话框中，如“技改申请报告”、“危房改造报告”等。你只须选中要打开的文件（选中多个文件时要按下Ctrl或Shift键），单击“打开”按钮即可。除此之外，你还可以在“文件名”框内使用通配符“*”查找以某一文字开头或结尾的文件，如“*总结”查找以“总结”结尾的文件，“Win*”查找以“Win”开头的文件等等。和DOS下的宣传品差不多。
　　
　　查找指定文件技巧
　　
　　时间长了，我们对于自己存的文件可能文件名已经忘记了。这时要找到他们可不是很容易的事情。不过，我们完全可以按下Win+E键打开资源管理器，然后按下Ctrl+F键打开搜索对话框，在搜索文件中填入*.doc，然后再在包含文字中输入你还记得的几个单词或一句话，，再单击查找钮就可以很准确方便地查找出你所要的文件来，这一次可得把文件夹Rename成一个容易记忆的名字，这一次可不要再忘记了！
　　
　　快速打开“查找和替换”对话框
　　
　　在状态栏上“录制”按钮前面的任何位置双击鼠标，也可以打开“查找和替换”对话框，而且会自动显示“定位”标签，大大方便了操作。
　　
　　快速改变英文字母的大小写
　　
　　为了免去切换的麻烦，我们常常会在文字输入时直接用大写来输入英文，又或者有时在输入文档结束后，发现大小写不一至，如何快速有效的改变英文大小写呢？这里有一个非常有效的方法，在中先选取需要更改的英文字母，然后按住Shift键，再按下F3，每按一次F3，便可在首字大写、大写、小写三种模式下进行切换。

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