Office超强技巧连载─编辑技巧

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看看你写了多少字
　　
　　要统计文档中的字数，选择“工具”→“字数统计”，然后按“确定”按钮， 就会统计除标题、页脚、脚注和尾注的字数。如果想把这些项目的字数也统计进去，只要选定对话框下面的“含注脚和尾注”选项就行了。
　　
　　用“字数统计”工具栏
　　
　　XP中新增了“字数统计”工具栏，它能快速统计出文档中的字符、行、页、段落等的数目。如果需要控制文档长度，这个功能很有用。显示该工具栏的方法是：右击工具栏，选择快捷菜单中的“字数统计”即可。如果要对文档中的某项指标（如“行”）进行统计，可以单击工具栏中间的下拉箭头，从菜单中选择“行”或字符、页、段落等。稍等片刻，工具栏就会显示出文档的行数。如果单击工具栏中的“重新计数”按钮，再打开下列表，可以查看文档中所有指标的具体数目。
　　
　　“字数统计”工具栏打开之后，按Alt-C键（“重新计数”按钮的快捷键），新的统计结果也会出现在工具栏中。
　　
　　在文档中插入字数统计
　　
　　有时，仅仅了解文档的字数是不够的，有时还需要将这些资料插入文档，便于以后自己管理：
　　
　　（1）将光标移到需要加入字数统计的地方。
　　
　　（2）手工输入有关统计字符的提示信息，如“本篇文档的总字数为：”
　　
　　（3）执行“插入”菜单的“域”命令，打开“域”对话框。
　　
　　（4）在“域”对话框的“类别”列表中选择“文档信息”选项。
　　
　　（5）在“域名”列表框中选择“Nums”。
　　
　　（6）单击“域”对话框的“选项”按钮，打开域“选项”设置框选择域结果显示的格式。
　　
　　（7）单击[添加到域]按钮，将所选择的格式加入到添加大域中。
　　
　　（8）连续单击两次“确定”按钮，关闭所有对话框。
　　
　　此时，当前光标处就会显示出“本篇文档的总字数为：XXX”的字样。执行上述操作后，即使对文档进行修改也不必担心，只要将光标移到域代码上，将其变为灰色后，按下[F9]键，就会自动更新该域，显示出修改后的总字数。另外，还可以执行“工具”菜单中“选项”命令，在“打印”选项卡中选中“更新域”选项，这样在每次打印前都会自动更新文档中的域，非常方便。
　　
　　如果你想统计每一篇文档中的信息，再这样一篇一篇地插入域是很麻烦的。你可以直接打开的通用模式板（Microsoft \Templates\Normal.dot），将有关字数统计的域插入该文件即可。
　　
　　精确统计指定字词个数
　　
　　有时，需要统计一下一篇文章中指定的汉字的个数，一般字处理软件不提供此功能，其实，只要在替换对话框中将“查找字串”和“替换字串”框中填入相同的被查找的汉字或词组，单击“替换全部”按钮后， XP会弹出一个对话框告诉你共有多少处被替换，从这个对话框中不就知道一篇文件中有多个指定的汉字或词组吗。
　　
　　插入国际音标和汉语拼音
　　
　　从本光盘安装一个名为KingsoftPlain的TrueType字库，以后就可以在 XP中选择“插入”→“符号”，再选择KingsoftPlain字库，即可插入国际音标和汉语拼音了。
　　
　　使用符号窗口
　　
　　在 XP中选择“插入”→“符号”，再选择相应的类别，插入特殊符号即可。
　　
　　在 XP中标点“即点即输”
　　
　　从http://download.microsoft.com/download/XPProf/SymSetup/2002/w98nt42kmeXP/CN/SymSetup.exe下载“ XP 标点符号安装程序”，下载后双击进行安装。安装成功后启动或，右击工具栏，然后选中“符号栏”，我们就会在窗口的下方出现了一个标点符号工具列，用鼠标单击相应的符号即可输入，非常方便。当安装程序询问是否希望覆盖现有的olow10.aw文件时，请单击“是”。
　　
　　使用自动更正巧输特殊符号
　　
　　很多人都是选择“插入”→“符号”，再在密密麻麻的一大堆符号中去寻找你想要的那一个，操作起来较为繁琐。如果使用中的“自动更正”功能，则会变得异常轻松：如我们要插入一个Ω符号，则可以选择“工具”→“自动更正选项”命令打开“自动更正”对话框，在“替换”文本框中输入om，“替换为”文本框中输入Ω，再单击“添加”键。以后无论什么时候，在文章中输入om，它就会乖乖地变成你想要的那个Ω 了！
　　
　　输入日文符号
　　
　　如果你是一个日文工作者，通过 XP提供的“日文问候语” 工具栏则可以轻松完成日语习惯用语的输入：选择“工具”→“自定义”，并在弹出的“自定义”对话框中选择“日文问候语”。接着单击“关闭”按钮，此时在工具栏上会增加“日文问候语”工具栏。然后，我们可以看到，该工具栏将日语习惯用语分为“问候语”、“开头语”和“结束语”三个部分。只要单击这些按钮即可插入常用的“日文问候语”。如需重复输入问候语，可单击工具栏的“插入原先的问候语”，即可重复输入原先插入的内容。
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　　快速将小写数字转换成大写数字
　　
　　当文档中有多个大写数字或大写金额时（特别是一些职业学校的财会专业试卷），非常麻烦。其实，中可以很容易实现大小写之间的转换，只要点击“插入”→“数字”，在“数字”文本框中输入需要的数字，再在“数字类型”下拉列表框中选择需要的方式就可以了。
　　
　　输入“二○○二”有办法
　　
　　选择“插入”→“日期和时间”命令，从中选择“二○○二年十二月”就可以了，至于日期和时间可以自行调整，这样就不会出现输入“二00二”或“二OO二”的笑话了。
　　
　　快速定位文件
　　
　　有时，处理的文件长了，想要找到相应的内容还真不容易，鼠标翻前翻后也找不到。这时，可以试着按下Ctrl+F键，打开“查找”对话框，在查找内容中填入关键字，然后单击“查找下一个”钮即可将文件快速定位到指定的地方了。如果没有找到，也可以在编辑窗口的右下角看到一个向上和向下的蓝色箭头图标，用鼠标去单击这两个箭头就可以查找上一个或下一个符合条件的字符，直到欲查找的目标出现为止。
　　
　　快速返回到前次的编辑位置
　　
　　在编辑一些较长的文件时修改过程中有时候需要返回到上一次修改的地方来回翻屏寻找是很不方便的其实可以跟踪键入或编辑文字的最后三个位置若要回到前次的编辑位置可按Shift+F5组合键它使光标在最后编辑过的三个位置间循环利用此功能就能很快找到需要查找的前三次修改或编辑的位置。
　　
　　可以正常操作窗口
　　
　　在你进行查找或替换工作时屏幕上的对话框并不碍事你一样可以单击文本区正常编辑文本若要回到对话框单击它的任意部分即可。
　　
　　在中替换字体
　　
　　中的字体替换功能允许用户将文档中所包含的本计算机内没有安装的字体转换成计算机内某种相似的字体从而可以解决了因不同计算机上安装的字体不同而造成的文档兼容性问题：单击“文件”→“打开”命令打开文件，再选择“工具”→“选项”，在弹出的对话框中，单击“兼容性”标签，再单击“替换字体”按钮，如果该文档中不存在无效字体，则系统会弹出不需要进行字体替换，文档中的所有字体都是有效的提示，否则将会弹出替换字体对话框。“替换字体”对话框的文档所缺字体框中将显示出所有本篇文档中使用了而该计算机上又没有安装的字体并将同时显示出缺省的替换字体，从文档所缺字体框中选择某种无效的字体（如微软简楷体），单击“替换字体”下拉框，再从本计算机上所有已安装的字体中选择某种用以替换微软简楷体的字体（如楷体），这样即可让用楷体来代替微软简楷体进行显示及打印。采用同样方法也可将本篇文档中无效的字体都替换为相似的字体。
　　
　　快速选取连续文本
　　
　　双击状态栏上的“扩展”按钮可打开或关闭扩展模式，在文本的扩展选取模式下，我们可以在要选取的文本的结束位置单击鼠标或者按键盘上的方向键增加或减少文本的选取范围。如果要取消此模式，只要按下Esc键即可。
　　
　　快速修改拼写和语法错误
　　
　　中有一项拼写和语法错误功能，不过，可以双击状态栏上笔图标，则会出现有关拼写和语法错误功能的快捷菜单，可根据需要修改错误或忽略错误。
　　
　　切换“插入/改写”状态
　　
　　在状态栏上双击“改写”按钮可以快速切换“插入/改写”状态。
　　
　　文件前进（后退）技巧
　　
　　如果你对IE使用“前进”、“后退”切换网页的操作方式“情有独钟”，那完全可以给2000增加类似的按钮。具体做法是：打开“自定义”对话框的“命令”选项卡，选中“类别”下的“所有命令”。然后在的“命令”下找到“NextWindows”按钮，用鼠标将其拖入工具栏。再找到“Prevwindow”按钮，按相同的方法放入工具栏。以后只要打开了多个文件，单击“Nextwindow”按钮就会跳到下一个文件，单击“PrevWindows”按钮则会返回前一个文件。

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