在省政府各部门办公室主任会议上的讲话
05-05 17:26:56 分类：办公厅室 浏览次数: 482次
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在省政府各部门办公室主任会议上的讲话,
三是文种混用。在上行文中,经常混用的文种是“报告”、“请示”、“意见”。主要表现是在报告中夹带请示事项,或者本应使用“意见”的却写成了“报告”。“报告”是阅件,办公厅文秘部门在分办收文时,把“报告”作为阅件处理,报告中夹带请示事项,就很可能造成误时误事。如2000年某市遭受严重雪灾,向省政府报文,报告受灾情况并请省政府帮助解决救灾急需物资和资金,文种使用了“报告”,结果办公厅有关处室按阅件处理。如果不是省政府领导同志通过信息渠道及时了解到情况,果断决策,就会造成严重的后果。《办法》规定,部门之间相互请求批准和答复审批事项应当用“函”这个文种,但是,部门之间请求批准用“请示”,答复审批事项用“批复”的现象仍然存在,这也是不符合《办法》规定的。
四是公文处理效率低。有些转到部门办理的请示件和查办的领导批示,不按时报送结果,拖延很长时间才报上来,有的办公厅三番五次地催要办理结果,却屡催不办,甚至连拖延的原因也不说明。而一些部门请示省政府审批的事项,在本部门拖延了很长时间,却不给省政府领导研究决策预留充足的时间,要求省政府领导像照快相一样,立等可取。急件,不能部门不急,却全急到省政府领导同志手上。
五是向省政府报送的文件、简报仍然偏多。超越本部门职权的重大事项必须及时向省政府请示、报告,不得自行其是。但是,一些部门报送省政府的公文,有些并不是重大事项,有些也不属于省政府受理的范围,却事无巨细地统统报送省政府。特别是一些部门办的简报,言之无物,空话套话占了很大篇幅,形式主义的东西很多,不加筛选也都报到了省政府。这样的文件和简报,送到省政府领导同志案头,增加了领导同志的阅文量,浪费了领导同志的精力和时间。
六是电子公文漏接现象严重。现在,省政府专网已连接到各市州、县(市)政府和省政府各工作部门,非涉密文件、电报都可以在专网上传输。从1999年1月开始,省政府的会议通知、明传电报、《参阅文件》、《内部情况通报》以及需翻印的非涉密的国务院文件、国务院办公厅文件等,取消了双轨制,只在网上发电子邮件,由接收单位异地同版印刷,不再同时印发纸质公文。但是,相当一些部门存在严重漏接现象。1月份省政府办公厅通过网络传输的电子公文,各部门全部按时接收的为数不多,办公厅对此作了通报。从2月份的情况看,除省公安厅及时向办公厅说明了原因并全部接收外,其他接收情况较差的部门仍无令人满意的表现。
省政府机关公文处理工作目前存在的上述六个方面的问题,虽然不是普遍现象,但必须引起我们高度重视,采取有力措施,尽快扭转一些部门存在的文件多、质量差、效率低、程序乱的现状。分析存在的这些问题,我认为是不是有以下几个原因:一是部门领导同志对本机关的公文处理工作没有做到高度重视,有的自身对《办法》也没有模范遵守,对这项工作过问不多,领导不力,检查不够,有的甚至把这项工作看得过于简单,在力量配备使用上不愿配备精兵强将,致使一些部门文秘干部素质不高。二是部门的办公室没有负起主管本机关并指导下级机关公文处理工作的责任,有的部门的办公室,只管收收发发,盖个章、编个号,没有把审核把关当成办公室的主要职责。据我们了解,一些部门报送省政府的公文,办公厅向办公室了解有关情况,办公室却全然不知。三是对《办法》学习不深入,领会不深刻,因此不能熟练运用。四是一些部门至今还没有制定公文处理的基本制度,没有一个适合本部门实际的公文运转规则。五是政府机构改革后,多数部门对办公室的负责人和工作人员进行了调整,熟悉公文处理工作的同志调作其他工作了,一些新同志对公文处理业务不熟悉,缺乏工作经验,这也是一个重要原因。当然,存在上述问题,办公厅也是有责任的,既有指导不力的问题,也有审核把关不严的问题。省政府办公厅机构改革,充实了一些新同志,政治文化素质都很好,但也存在对公文处理业务不熟悉的问题,有一个逐渐熟悉的过程。再一个原因是,改革前,公文由文电处一个处集中统一办理,改革后,由文电处与有关处(主要是综合一、二、三处)分工合作管理。文电处负责公文运转、格式把关,综合处负责办文和公文内容把关,这有助于提高办文质量,也有一个磨合的过程。
二、进一步加强和改进省政府机关公文处理工作的意见
(一)充分认识公文和公文处理工作在政府工作中的地位和作用,增强做好公文处理工作的责任感
国家行政机关的公文是各级行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具,它具有鲜明的政策性、法定的权威性、严格的规范性和较强的时效性,起着传达政令、指导工作、公务联系、记载凭证的作用。公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作,是政府工作这个庞大系统的一个组成要素,是一切行政机关不可或缺的一项基础工作。熟练掌握公文和公文处理的基本知识,是政府机关工作人员特别是办公厅(室)工作人员的一项基本功,也是一个领导干部应当具备的基本素质。朱基总理高度重视这项工作,多次从不同方面对政府系统的公文处理工作提出明确的要求,这次修订发布的新《办法》,许多地方都体现了国务院领导同志对公文处理工作提出的新要求。洪虎省长主持省政府工作以来,多次指出,政府机关的公文是政府机关领导人的相片,一个机关的公文质量、办文效率代表着一个机关的形象,反映出一个机关的工作和管理水平,是与机关的作风联系在一起的。他还说过,吉林省在经济上属于欠发达省份,但在公文方面不能欠发达,要创全国一流水平。洪虎省长还撰文指出:“公文处理是国家行政机关实施其管理的重要形式,也是国家机关工作人员必备的行政职业能力。国家行政机关应把公文处理摆在政务工作的重要位置,高度重视并切实抓好。机关公务员要熟悉和掌握公文处理知识,努力增强公文处理能力,为提高机关工作效率、有效发挥公文的应有作用、保障党和国家的政令畅通作出积极努力”。国务委员、国务院秘书长王忠禹同志在政府系统秘书长、办公厅(室)主任培训班开班仪式的讲话中指出:“对于新《办法》一般地了解、一般地重视还不行,还要了解《办法》的修订情况,熟悉公文处理的业务,这样才能在工作中认真地把好关”。我们要站在依法行政、加强政风建设的高度来认识机关公文处理工作的重要性,继续加大学习贯彻落实《办法》的力度,克服公文处理工作中的官僚主义和形式主义,积极探索,创新和改进省政府机关的公文处理工作。
(二)继续推进《办法》的学习贯彻落实工作,把学习《办法》的活动引向深入
《办法》体现了改革精神和创新精神,是新中国成立以来国家行政机关最好的一部《公文处理办法》,是国家行政机关公文处理工作历史上法律效力和权威性最高、规定最具体、操作性最强的一部《公文处理办法》,是行政机关公文处理的根本法,是每一个公务员、尤其是文秘工作人员进行公文处理工作的基本规范和准则,也是文秘工作人员乃至每个公务员包括领导同志必读的教科书。《办法》的内容十分丰富。《办法》规范了公文处理的总原则,阐述了公文和公文处理的定义、公文处理的基本原则、对国家行政机关负责人的要求、公文处理管理机构及其职责等;《办法》规范了行政机关公文的主要种类,阐述了13个文种的适用范围和选择使用的原则;《办法》规范了公文的格式,阐明了公文格式的16个组成部分及其标识规则以及公文用纸的规格标准;《办法》规范了行文的规则,从行文原则、行文方向和行文要求三个层次阐述了各级行政机关之间行文时应遵循的原则;《办法》规范了发文办理程序,阐述了发文办理的基本程序、草拟公文的基本要求、公文审核把关的内容、公文的签发权限以及主办部门主动会签的原则等;《办法》规范了收文办理程序,阐述了收文办理的基本程序以及如何进行收文签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等内容;《办法》规范了公文管理、公文归档,阐述了对公文管理、公文归档的基本要求。20xx年1月国务院办公厅印发的《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函〔20xx〕1号),对《办法》中的11个问题作出了具体解释,使《办法》具有更强的可操作性。因此,学习《办法》要与学习《意见》结合起来。
从办公厅抽查情况看,省政府机关学习贯彻落实《办法》虽然取得了一定成绩,但发展不平衡,不少部门学习还不够深入,真正熟悉和掌握《办法》的干部还不够多。办公厅希望没办班的单位还是要办班培训。已经办班的部门要巩固办班的成果,把集中办班与平时的学习运用结合起来,办班的目的是为了应用。去年12月,省委办公厅、省人事厅联合印发了《关于对党的机关文秘人员进行业务培训和实行持证上岗制度的意见》,决定在全省开展对党的机关文秘人员进行培训,并实行文秘人员持证上岗制度。培训范围包括省政府各工作部门办公室的分管主任和文秘人员。经与省委办公厅协商,省政府办公厅不再重复办班,省政府办公厅将在每期培训班上讲课。各部门的领导同志要带头学习《办法》,模范遵守《办法》,加强指导和检查,要寓领导和检查于日常的公文处理工作之中,发现问题及时指出,具体指导。办公室主任和文秘干部要成为熟悉和精通公文处理工作的内行和专家;每个公务员都要掌握公文处理的基本业务知识。
三是文种混用。在上行文中,经常混用的文种是“报告”、“请示”、“意见”。主要表现是在报告中夹带请示事项,或者本应使用“意见”的却写成了“报告”。“报告”是阅件,办公厅文秘部门在分办收文时,把“报告”作为阅件处理,报告中夹带请示事项,就很可能造成误时误事。如2000年某市遭受严重雪灾,向省政府报文,报告受灾情况并请省政府帮助解决救灾急需物资和资金,文种使用了“报告”,结果办公厅有关处室按阅件处理。如果不是省政府领导同志通过信息渠道及时了解到情况,果断决策,就会造成严重的后果。《办法》规定,部门之间相互请求批准和答复审批事项应当用“函”这个文种,但是,部门之间请求批准用“请示”,答复审批事项用“批复”的现象仍然存在,这也是不符合《办法》规定的。
四是公文处理效率低。有些转到部门办理的请示件和查办的领导批示,不按时报送结果,拖延很长时间才报上来,有的办公厅三番五次地催要办理结果,却屡催不办,甚至连拖延的原因也不说明。而一些部门请示省政府审批的事项,在本部门拖延了很长时间,却不给省政府领导研究决策预留充足的时间,要求省政府领导像照快相一样,立等可取。急件,不能部门不急,却全急到省政府领导同志手上。
五是向省政府报送的文件、简报仍然偏多。超越本部门职权的重大事项必须及时向省政府请示、报告,不得自行其是。但是,一些部门报送省政府的公文,有些并不是重大事项,有些也不属于省政府受理的范围,却事无巨细地统统报送省政府。特别是一些部门办的简报,言之无物,空话套话占了很大篇幅,形式主义的东西很多,不加筛选也都报到了省政府。这样的文件和简报,送到省政府领导同志案头,增加了领导同志的阅文量,浪费了领导同志的精力和时间。
六是电子公文漏接现象严重。现在,省政府专网已连接到各市州、县(市)政府和省政府各工作部门,非涉密文件、电报都可以在专网上传输。从1999年1月开始,省政府的会议通知、明传电报、《参阅文件》、《内部情况通报》以及需翻印的非涉密的国务院文件、国务院办公厅文件等,取消了双轨制,只在网上发电子邮件,由接收单位异地同版印刷,不再同时印发纸质公文。但是,相当一些部门存在严重漏接现象。1月份省政府办公厅通过网络传输的电子公文,各部门全部按时接收的为数不多,办公厅对此作了通报。从2月份的情况看,除省公安厅及时向办公厅说明了原因并全部接收外,其他接收情况较差的部门仍无令人满意的表现。
省政府机关公文处理工作目前存在的上述六个方面的问题,虽然不是普遍现象,但必须引起我们高度重视,采取有力措施,尽快扭转一些部门存在的文件多、质量差、效率低、程序乱的现状。分析存在的这些问题,我认为是不是有以下几个原因:一是部门领导同志对本机关的公文处理工作没有做到高度重视,有的自身对《办法》也没有模范遵守,对这项工作过问不多,领导不力,检查不够,有的甚至把这项工作看得过于简单,在力量配备使用上不愿配备精兵强将,致使一些部门文秘干部素质不高。二是部门的办公室没有负起主管本机关并指导下级机关公文处理工作的责任,有的部门的办公室,只管收收发发,盖个章、编个号,没有把审核把关当成办公室的主要职责。据我们了解,一些部门报送省政府的公文,办公厅向办公室了解有关情况,办公室却全然不知。三是对《办法》学习不深入,领会不深刻,因此不能熟练运用。四是一些部门至今还没有制定公文处理的基本制度,没有一个适合本部门实际的公文运转规则。五是政府机构改革后,多数部门对办公室的负责人和工作人员进行了调整,熟悉公文处理工作的同志调作其他工作了,一些新同志对公文处理业务不熟悉,缺乏工作经验,这也是一个重要原因。当然,存在上述问题,办公厅也是有责任的,既有指导不力的问题,也有审核把关不严的问题。省政府办公厅机构改革,充实了一些新同志,政治文化素质都很好,但也存在对公文处理业务不熟悉的问题,有一个逐渐熟悉的过程。再一个原因是,改革前,公文由文电处一个处集中统一办理,改革后,由文电处与有关处(主要是综合一、二、三处)分工合作管理。文电处负责公文运转、格式把关,综合处负责办文和公文内容把关,这有助于提高办文质量,也有一个磨合的过程。
二、进一步加强和改进省政府机关公文处理工作的意见
(一)充分认识公文和公文处理工作在政府工作中的地位和作用,增强做好公文处理工作的责任感
国家行政机关的公文是各级行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具,它具有鲜明的政策性、法定的权威性、严格的规范性和较强的时效性,起着传达政令、指导工作、公务联系、记载凭证的作用。公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作,是政府工作这个庞大系统的一个组成要素,是一切行政机关不可或缺的一项基础工作。熟练掌握公文和公文处理的基本知识,是政府机关工作人员特别是办公厅(室)工作人员的一项基本功,也是一个领导干部应当具备的基本素质。朱基总理高度重视这项工作,多次从不同方面对政府系统的公文处理工作提出明确的要求,这次修订发布的新《办法》,许多地方都体现了国务院领导同志对公文处理工作提出的新要求。洪虎省长主持省政府工作以来,多次指出,政府机关的公文是政府机关领导人的相片,一个机关的公文质量、办文效率代表着一个机关的形象,反映出一个机关的工作和管理水平,是与机关的作风联系在一起的。他还说过,吉林省在经济上属于欠发达省份,但在公文方面不能欠发达,要创全国一流水平。洪虎省长还撰文指出:“公文处理是国家行政机关实施其管理的重要形式,也是国家机关工作人员必备的行政职业能力。国家行政机关应把公文处理摆在政务工作的重要位置,高度重视并切实抓好。机关公务员要熟悉和掌握公文处理知识,努力增强公文处理能力,为提高机关工作效率、有效发挥公文的应有作用、保障党和国家的政令畅通作出积极努力”。国务委员、国务院秘书长王忠禹同志在政府系统秘书长、办公厅(室)主任培训班开班仪式的讲话中指出:“对于新《办法》一般地了解、一般地重视还不行,还要了解《办法》的修订情况,熟悉公文处理的业务,这样才能在工作中认真地把好关”。我们要站在依法行政、加强政风建设的高度来认识机关公文处理工作的重要性,继续加大学习贯彻落实《办法》的力度,克服公文处理工作中的官僚主义和形式主义,积极探索,创新和改进省政府机关的公文处理工作。
(二)继续推进《办法》的学习贯彻落实工作,把学习《办法》的活动引向深入
《办法》体现了改革精神和创新精神,是新中国成立以来国家行政机关最好的一部《公文处理办法》,是国家行政机关公文处理工作历史上法律效力和权威性最高、规定最具体、操作性最强的一部《公文处理办法》,是行政机关公文处理的根本法,是每一个公务员、尤其是文秘工作人员进行公文处理工作的基本规范和准则,也是文秘工作人员乃至每个公务员包括领导同志必读的教科书。《办法》的内容十分丰富。《办法》规范了公文处理的总原则,阐述了公文和公文处理的定义、公文处理的基本原则、对国家行政机关负责人的要求、公文处理管理机构及其职责等;《办法》规范了行政机关公文的主要种类,阐述了13个文种的适用范围和选择使用的原则;《办法》规范了公文的格式,阐明了公文格式的16个组成部分及其标识规则以及公文用纸的规格标准;《办法》规范了行文的规则,从行文原则、行文方向和行文要求三个层次阐述了各级行政机关之间行文时应遵循的原则;《办法》规范了发文办理程序,阐述了发文办理的基本程序、草拟公文的基本要求、公文审核把关的内容、公文的签发权限以及主办部门主动会签的原则等;《办法》规范了收文办理程序,阐述了收文办理的基本程序以及如何进行收文签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等内容;《办法》规范了公文管理、公文归档,阐述了对公文管理、公文归档的基本要求。20xx年1月国务院办公厅印发的《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函〔20xx〕1号),对《办法》中的11个问题作出了具体解释,使《办法》具有更强的可操作性。因此,学习《办法》要与学习《意见》结合起来。
从办公厅抽查情况看,省政府机关学习贯彻落实《办法》虽然取得了一定成绩,但发展不平衡,不少部门学习还不够深入,真正熟悉和掌握《办法》的干部还不够多。办公厅希望没办班的单位还是要办班培训。已经办班的部门要巩固办班的成果,把集中办班与平时的学习运用结合起来,办班的目的是为了应用。去年12月,省委办公厅、省人事厅联合印发了《关于对党的机关文秘人员进行业务培训和实行持证上岗制度的意见》,决定在全省开展对党的机关文秘人员进行培训,并实行文秘人员持证上岗制度。培训范围包括省政府各工作部门办公室的分管主任和文秘人员。经与省委办公厅协商,省政府办公厅不再重复办班,省政府办公厅将在每期培训班上讲课。各部门的领导同志要带头学习《办法》,模范遵守《办法》,加强指导和检查,要寓领导和检查于日常的公文处理工作之中,发现问题及时指出,具体指导。办公室主任和文秘干部要成为熟悉和精通公文处理工作的内行和专家;每个公务员都要掌握公文处理的基本业务知识。
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