《国家行政机关公文处理办法》讲座（下）

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　　六、发文的用印
　　机关印章是代表机关职权的一种凭证和标志。公文加盖了印章，才能产生相应的效力。具体用印规则，请参照GB／T9704—1999《国家行政机关公文格式》执行。并要注意以下两点：
　　1.首先检查原稿上有无领导人签字。有领导人签字并确认符合规定的，才能在制成的公文上加盖机关印章。
　　2.加盖印章的公文份数要与原稿标明印刷份数相同。
　　七、发文的分道
　　分送是指从发文机关到收文机关的运行过程。一般可分为内送和外送两部分。内送是由秘书人员直接分送给机关领导和有关部门；外投是由机要通信人员送出。
　　投送文件既要快又要确保安全。无论内送外送都要建立投送登记手续，特别是送给领导同志的文件，更要严格履行登记手续。在较大机关，由于发往的机关、部门较多，一般应建立“文件分送登记”、“机要信投递登记”、“挂号信投递登记”手续制度。在一般机关，可以利用发文登记簿履行交接手续，不必另行登记。有的地区和部门将上行文直接交由本机关以外的人向上级机关报送或催办，显得极不严肃，一定要严格按照发文程序运转，不能随意。

　　第六讲　　收文办理

　　收文办理是公文处理工作的一项重要内容，也是机关秘书工作的重要组成部分。按照国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称国务院《办法》）和甘肃省政府发布的《甘肃省实施＜国家行政机关公文处理办法＞细则（试行）》，收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等。
　　一、签收、登记是收文办理的基础工作
　　严格程序是保证收文准确、规范、高效办理的基础。任何机关办理收文的工作，一般都有签收、登记、审核、拟办、批办、承办和反馈等程序。签收是收文办理的开始，因此，要做好清点和分类工作，注意检查来件是否是发给本机关、本单位的，封皮编号是否与记载相符；信件有无破损、散包、被拆现象；清点收件总数与清单是否一致；通知单或回执单标明的文题、编号、数量是否符合要求；文件是否完全完整，如有无缺附件、缺页、白页、未具落款、未盖公章；是否符合国务院《办法》的规定；阅后按页清退的绝密文件要逐页清点，注意有无缺页.对于不符合要求的要及时退回，这样既可以体现公文的严肃性，也可以科学、规范地处理收文，提高办理效率。
　　签收的公文要根据文件的秘密程度、文件的性质、实际工作需要、文件数量等进行登记。文件的登记范围没有统一的界限，但是，上级机关文件、下级机关文件、重要的带有密级的刊物、资料、其他机关商洽问题和需要答复的文件、上级机关如开会印发的会议文件材料等必须登记。登记填项一般包括收文号（或顺序号）、收文日期、来文机关、文件标题（内容）、密级、文件号、份数等。登记方法主要有两种：（1）流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转送手续简要记载在同一登记簿上。（2）分类式登记法。就是根据本单位确定的文件分类标准分类进行登记。如，可分为中共中央文件、国务院文件、省委文件、省政府文件、省直机关各部门文件、下级机关文件等。
　　收文登记是文件处理的重要依据，也是秘书人员一项经常性的工作，要严格按照登记项目逐项登记，不得漏项，不得出现重号和跳号现象。
　　二、审核工作是收文办理的关键
　　《国家行政机关公文处理办法》第三十一条规定：“收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。”做好审核把关工作既有利于纠正来文机关行文的错误，严格公文的有关处理办法，体现公文的严肃性和规范性，也有利于收文的及时、有效办理。在实际工作中，我们常常会碰到这样的情况，有的下级来文是请求批复的，但是由于把“请示”文种错用为“报告”，致使请示事项得不到及时答复。因为“请示”是要求上级机关答复的，而“报告”可不答复；有的文件由于没有与有关部门和单位协商、会签，而延误了发挥效用的时间，甚至出现了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不规范，而不能得到及时办理。因此，加强审核是从源头上保证收文办理的重要环节。特别是去年国务院公文处理办法发布后，收文的审核工作除了内容是否符合国家法律、规范和其他有关规定外，更需注意以下几点：
　　1．公文用纸。国务院《办法》规定：“公文用纸一般采用国际标准 A4型（210mm× 297mm），左侧装订。”而原国务院办公厅的《办法》规定，公文用纸一般为16开型。这是两者的一个明显区别。因此，在收文时要严格把握，按照国务院《办法》执行。
　　2．公文要素。原国务院办公厅的《办法》规定，公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。而国务院《办法》增加了“保密期限”。如果收文是涉密文件而没有保密期限，应按不规范文件退回送文单位。同时，“请示”文种要在附注处注明联系人及联系电话，这也是收文中应该注意的事项。另外，在签发、用印等方面也有不同，收文时都要一并注意。
　　此外，还要注意审查公文文种是否正确，行文是否符合规则，需协商、会签的公文是否履行必须的手续。如果收文不符合行文规则，格式不规范，用纸不符合标准，要及时退回文件呈报部门并说明理由。
　　“经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。”（《国家行政机关公文处理办法》第三十二条）
　　拟办是指秘书人员对来文应由那位领导审批，那一部门承办，以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见，供领导同志批办时参考的工作程序。需要拟办的文件主要有三种：上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件；本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件；平行机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件。对于拟办的公文，办公厅（室）应当及时提出拟办意见。对重要公文应当先送机关分管业务负责人批示，再按批示意见办理。一般性公文，可经办公厅（室）负责人批示后，交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。国务院《办法》还规定，“原则上不办理越级上报的公文”，这一点在收文办理中要注意。另外，有些重要的机密性较强的资料、刊物以及所属部门和下级机关主送本机关的情况报告虽然不需要办理，但也要提出分发意见，征得主管领导同意后方可分发。拟办的公文，需送负责人批示，即履行批办手续后，才可以办理。
　　三、承办是收文办理的重点
　　承办是指机关有关部门或有关人员对应办复的文件根据领导批办意见进行具体办理的工作，是文件处理工作中的关键环节，也是具体解决问题的阶段。承办工作质量的高低，直接反映一个机关的工作质量和工作效率。因此，承办工作是很重要的，秘书部门要重视这项工作，承办部门要做好这项工作。
　　首先，要认真研究文件内容和批办意见，弄清是否属于自己主管业务范围。其次，要弄清文件处理的时间要求，然后再按照轻重缓急进行落实。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推倭。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时返回交办的文秘部门并说明理由。公文办理过程中，遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。这一点与原公文处理办法有所不同，原公文处理办法只是规定，“凡涉及其他部门或者地区的问题，主办机关应当主动与有关部门或者地区协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。”两国务院办法明确规定，分歧意见如协商后不能取得～致，可以报请上级机关协调或裁定。第三，在仔细研究来文内容、要求和领导批办意见的基础上，认真办理。凡属自己承办范围内的文件，如有领导批示意见，可以根据领导批办意见办理。未经领导批办的公文，可以遵循有关的方针、政策的精神、有关规定或惯例等进行办理。凡领导批办意见中明确提出由某部门牵头承办的，牵头部门要先准备好处理意见，邀请协办部门会商会签，再由牵头部门负责将有关部门提出的意见归纳整理，报领导审批。如有分歧，应报送领导裁决，或接领导意见再次会商，取得处理结果。承办人员提出处理意见，要做到及时、认真、审慎、负责，并须报请一定层次的领导人审核同意后才能答复送文机关或来文机关。需要说明的是，处理意见或处理结果是代表一定的机关和部门的，决不能以个人名义答复问题。

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