《国家行政机关公文处理办法》讲座（下）

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　　第五，拟写案卷标题。案卷的标题是对案卷内文件名称的概括，其作用在于准确地揭示案卷的内容，为卷内文件查找提供可资检索的渠道。案卷标题应简明、朴实、概括，具有政治上的严肃性、结构上的完整性、文字上的准确性、逻辑上的合法性。
　　第六，填写案卷封皮并进行装订。案卷的封皮是案卷的外表，填写好案卷封皮，可使立成的案卷美观整齐，便于编制案卷目录和查找利用。案卷封皮上应填写的项目一般包括；机关名称、机关内部组织机构名称、案卷名、机密等级、卷内文件的起止日期、文件页数、保管期限及全宗号、目录号、案卷号等。为了便于对案卷的保护，要对案卷进行装订或装盒，在对卷内文件进行检查后，用白线将案卷封皮和卷内文件订在一起。
　　第七，编制案卷目录。把本年度的案卷经过分类、排列，再进行编号、登记、造册，就形成了本年度的案卷目录。案卷目录包括案卷号、案卷标题、卷内文件的起止日期、卷内文件份数和张数、保管期限、备注等。
　　（3）案卷的归档。
　　案卷的归档是把一年中立成的案卷移交档案室集中保管，以保证机关档案的完整，便于查找利用。在移交之前，所移交的案卷的质量要经过档案部门检查验收。检查验收的内容包括归档文件是否齐全完整，有无重复；是否遵循文书立卷的原则进行立卷；文件和电报是否保持内容联系，合并整理，统一立卷；绝密文件是否在卷皮上盖有绝密字样专用章；保管期限是否准确；永久、长期、短期保管的文件是否分开立卷等。另外，对归档文件的数量和移交目录也应检查验收。归档工作一般应在次年的3月份完成，最迟也不能超过6月份。完成了归档工作，文件材料就正式转化为档案。

　　第八讲　　公文管理

　　国务院新颁布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中专门增设了一章，即“第八章公文管理”，对公文管理的职责、程序和基本要求等作了详尽、系统的规定，为做好公文管理工作提供了有力的政策依据。在公文处理工作中，必须严格按照公文管理的有关规定，切实加强公文管理工作。
　　一、加强公文管理工作的重大意义
　　公文管理是指对公文的公开发布、撤销、废止以及本机关所有收文、发文的存放、复制、清退等工作的科学管理。公文的特殊地位和作用决定了做好公文管理工作的重要意义：
　　（一）公文管理是公文处理的重要内容。一般来说，公文处理包括三大环节：即公文的形成；公文的处理；公文的管理。这三个环节环环相扣，缺一不可。在公文形成—公文处理—公文管理的整个流程中，公文管理是公文处理工作的重要环节，也是行政机关日常管理工作中不可缺少的重要内容
　　（二）公文管理是机关机要工作的重要组成部分。公文具有很强的政治性、法规性、机要性和实用性。公文中有相当一部分是机密文件，有的涉及到党和国家的秘密，有的虽然不涉及党和国家的秘密，但涉及本单位、本部门的机密。文秘部门在处理公文的过程中，会接触大量系统的、较为完整的机密文件。所以，文件管理的好坏，事关党和国家的机密。必须慎之又慎，不能有丝毫的麻痹大意。
　　（三）做好公文管理工作是提高公文运转效率、提高公文质量的重要环节。公文管理与公文运转密不可分。一个单位、一个部门公文管理水平的高低，直接关系到公文办理的效率和效果。因此，公文管理人员一定要充分认识公文管理工作的重要性，了解和掌握公文管理的规律和方法，认真细致地
　　做好每个环节的工作，确保万无一失。
　　二、公文管理的基本原则
　　公文管理是文秘部门的一项经常性工作，文秘人员除了要按照《办法》中要求的“坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全”以外，从管理的角度讲，公文管理还必须遵循以下原则：
　　（一）统一渠道，集中管理。《办法》第四十四条规定：“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。”这就是说，公文应该由文秘部门实行集中统一管理。一个单位、一个部门接收的公文来自各个方面，下发的公文又
　　往往由所属各部门起草、承办，这样就自然形成公文运行的多种渠道。如缺乏集中统一管理，就会造成公文运转混乱，经办人员不清，处理效率缓慢，有时还会造成公文旅行，影响工作。因此，文秘部门要对公文实行集中统一管理。具体包括：
　　（l）统一接收。凡寄给本机关的公文，除领导同志亲启件外，一律由文秘人员统一接收、拆封、登记和分发处理，其他部门和人员不得随意接收、处理。（2）凡以本机关名义上报、下发的公文，无论哪个部门承办，均应送文秘部门统一登记、编号、发放，各承办部门不得自行发放。（3）本机关接收和发出的所有文件，均由文秘部门集中保管。机关各部门承办的文件，承办完毕后必须交回，不得长期保存在各个部门，特别是不得长期保存在个人手里。只有切实做到“统一渠道，集中管理”，才能使公文管理工作井井有条，运行有序。
　　（二）建章立制，科学管理。公文管理工作具有很强的科学性、艺术性。管理得好，就会有条不紊，一目了然；管理得不好，则显得乱七八糟，一塌糊涂，既不便查找使用，又容易造成文件散失或泄密。因此，文秘人员要学会科学地管理文件。管理文件的方法很多，一般来说，将文件分门别类管理是一个好的办法，如可以按照“上来文”、“下来文”、“本级发文”分门别类管理。当然文秘人员也可以根据本机关的实际情况制定科学合理的管理方法。
　　在公文运转过程中，各级行政机关对公文处理都有严格的规定和要求，既有程序性的规定，又涉及《保密法》等方面的法规，这就要求公文管理的每一个环节都要遵循既定的规程和要求，不能随心所欲，各行其是。但与此同时，也要力求做到科学管理，管而不死，既要认真细致，一丝不苟，又要灵活实用，方便工作。
　　（三）加强协调，多方配合。公文管理工作是为机关的领导工作和业务部门的工作服务的，从领导机关的领导到各个职能部门都会在不同范围、不同环节上参与公文处理工作，因此，文秘部门和专职、兼职的公文管理人员，都必须与机关
　　领导和业务部门密切联系，争取机关领导和业务部门承办人员的支持与协作。
　　（四）严格保密，确保安全。公文特别是高级领导机关制发的文件，有许多涉及党和国家的重大决策，涉及到党和国家的重要秘密。因此，保守秘密，也就成为公文管理的一项重要内容。如果文件管理不善造成泄密，就会对党和国家的事业造成危害和损失。这一点，文秘人员一定要有清醒的认识，提高警惕，严格遵守各项规章制度，做到存放、清退、销毁等各个环节都有章可循，手续清楚，责任明确，严防公文丢失和泄密。
　　三、公文管理的基本职责和要求
　　公文管理主要包括公文的公开发布、撤销、废止以及翻印、复印、清退、销毁等环节。文秘人员必须严格按照公文管理的岗位职责要求，以高度负责的精神，严肃认真地做好公文管理工作。
　　（一）翻印。根据工作需要，下级机关可按规定翻印上级机关下发的文件。《办法》第四十六条规定：“上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印机关、日期、份数和印发范围。”翻印的公文应当严格登记，和正本公文一样管理。翻印公文的只能是“下一级机关”，而不能越级翻印。如县级机关就不能直接翻印省级机关的文件。
　　（二）公开发布。公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。公开发公文应当坚持“谁发文、谁批准”的原则，非发文机关无权批准公开发布公文。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力，应认真贯彻执行。
　　（三）复印。根据工作需要，非秘密级以上公文可以复印，但不能作为正式公文使用。在特殊情况下，确需以公文复印件作为正式公文使用时，必须加盖复印机关证明章。否则，可视为无效。
　　（四）撤销。公文被撤销时，视作自始不产生效力。只有发文机关及其上级机关有权宣布撤销公文。
　　（五）废止。与现行政策、法规不符的公文，应及时宣布废止。公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
　　（六）清退。就是按照规定，定期对收到的上级公文和本级下发的公文进行清理和回收。清退文件的范围一般包括：
　　1．绝密文件。凡绝密文件，一般都要在阅完办毕后及时收回，由秘书人员集中保存，以防泄密。对上级机关要求退回的文件，要在规定的时间内退回。
　　2．有重大错情的文件。凡本级机关发出的文件，如发现有重大错情，要立即全部收回，重新印发。对上级机关要求收回的有重大错情的文件，文秘部门要尽快退回，不能以任何借口不退或借故拖延留存。
　　3．传阅文件。对份数少，需要送领导和有关部门传阅的文件，要规定传阅时间，及时收回。

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