《国家行政机关公文处理办法》讲座（下）

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　　另外，为了加快文件处理速度，提高机关工作效率，对于送负责人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办。催办工作一般由负责文件处理工作的秘书人员承担，也可以配备专职的催办人员。同时，要建立健全催办工作制度，落实责任制，从制度上保证催办工作的顺利进行，做到逐级负责，事事有人管，件件有人办，使催办工作落到实处。其范围主要是：上级机关主送本机关并需要具体实施、贯彻执行的文件；所属部门及下级机关主进本机关的请示及其他需要办理的文件；平行或不相隶属机关发来商洽、征询事务需办理或答复的函件。文件催办方法主要是电话催办、发函催办、登门催办、请承办部门来人汇报等。
　　最后需要指出的是，按照《甘肃省实施（国家行政机关公文处理办法）》，收文办理中，除周知性公文外，承办部门要及时向发文机关反馈办理结果。反馈通常由秘书部门承担，但有些承办件也可依据领导同志的指示或经秘书部门同意后直接反馈。

　　第七讲　　公文归档

　　　新发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第七章，专门就公文归档问题作了规定。《办法》第七章共六条，分别就及时立卷、归档、保证归档公文齐全、完整，便于保管利用；联合办理公文的归档；兼职过程中形成的公文的归档；确定保管期限；公文用纸和字迹材料六个方面作了原则性规定。新《办法》与 1993年颁布的《办法》第六章相比，内容上除了把公文销毁内容归入第八章“公文管理”而外，其他方面并无大的改变。为了便于大家在工作中更好地把握《办法》的要求，进一步做好公文归档工作，下面就公文归档方面的几个主要问题作一些说明。
　　一、公文立卷归档的范围
　　公文立卷归档的范围是指需要立卷归档的公文类型。按照有关规定和实际情况，公文立卷归档的范围是：
　　（1）本机关发文。本机关对外的正式发文，如命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
　　（2）本机关收文。包括上级机关发来的与本机关主管业务有关的各类公文；下级机关报送的各种报告、请示等；同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的文件。
　　在准确掌握公文立卷归档的范围的同时，还要准确把握不归档的公文范围，这样既有助于保证档案的精确性，又便于档案的有效管理，提高工作效率。按照国家档案局有关规定，不应当立卷归档的公文材料包括：（1）重份文件。同一份文件，除特别重要的文件可保留多份外，其它的只需保留一份。（2）无查考利用价值的事务性，临时性文件。（3）未成文的草稿和一般性文件的修改稿。（4）与本机关业务无关的文件材料。（5）内容被其它文件包括了的文件材料。对于不需要立卷的文件资料应及时销毁或移交印发机关。
　　二、归档公文的保管期限
　　归档公文的保管期限有永久、长期、短期三种，永久保存就是无限期地保存下去，长期保存一般须保存16年至50年左右，短期一般保存15年以下。划分方法具体如下：
　　(1)凡是反映本机关主要职能活动基本历史原貌的文件，应永久保存。这其中主要包括：本机关在工作活动中形成的重要文件，如指示、命令、决议、决定，上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件，如命令、决定、批复、通知等；下级机关报送的有关重要问题的请示、报告等。
　　（2）凡是在相当长的时间内机关需要查考的文件材料，应长期保存。主要包括：本机关工作中形成的、在相当长的时间内需查考的文件材料，上级机关颁发的非本机关主管业务范围内的重要文件和下级机关报送的较重要的文件材料等。
　　（3）凡是在较短时间内本机关需查考的材料，应短期保存。如上级机关或同级机关颁发的非本机关主管业务，但需执行的决定、通知等。
　　三、公文立卷的方法
　　公文立卷的具体方法主要有：按作者立卷、按问题立卷、按名称立卷、按时间立卷、按地区立卷、按收发机关立卷等。下面介绍较常用的四种立卷方法。
　　（1）按作者立卷。作者是指制发文件的机关或个人。按作者立卷，就是把同一作者的文件组成案卷，这种立卷方法特征明显，便于查找利用。按作者立卷可以将上级机关、平级机关、下级机关有关文件分别立卷，但同时要注意问题之间的联系，不能由此而导致案卷不全。
　　（2）按问题立卷。就是把内容有共同点的文件组合在一起立卷。按问题立卷是一种较为常见的立卷方法，由于机关的工作活动都是围绕贯彻执行有关的方针、政策，解决处理各种问题，完成各项工作任务的，因而在解决问题的过程中会形成许多文件材料，每一个文件的形成都反映了这一问题的处理过程。按问题立卷，对于工作考查、研究问题、总结工作经验教训，了解某一问题的全面情况提供了便利条件，满足了查找方便的要求，从而达到了立卷的目的。按问题立卷的关键是对问题的判断理解要准确，对于同时涉及到几个问题的，要根据主要问题立卷，不能拆开立卷。
　　（3）按名称立卷。按名称立卷是把相同的文件组合在一起立卷。通常将命令、决定、通知、报告、函等文件按文件名称立卷。
　　（4）按时间立卷。按时间立卷是指把属于同一时间阶段内的文件组合成案卷。文件的时间特征指文件的形成时间和内容所指时间两个方面，同一年度的文件集中在一起，便于反映本年度机关工作的全貌，历年的文件依次排列下去，可以反映机关工作的延续性，便于分阶段地考查机关工作的发展变化。
　　选择公文立卷方法，要注意以下几点：首先，要注意各种方法结合使用。要充分考虑案卷之间的整体联系，不能把每个方法割裂或孤立地使用，也不能固定套用一种方法。其次，应选择最适合本单位的立卷方法。立卷应服从于案卷的保管和利用，要从本单位的实际出发。第三，要加强立卷工作的标准化和规范化。公文的立卷工作是档案工作的基础，要实现档案管理的科学化、现代化，就要实现立卷工作的标准化、规范化。
　　四、公文立卷归档的步骤
　　公文立卷归档的步骤分准备、立卷、归档三个阶段。
　　(1)准备。
　　首先，要编制归卷类目。归卷类目是为了方便公文的立卷而设置的一种文件分类目录。归卷类目是由类目和条款两部分组成的。类的设置有按问题分类、按机关内部组织机构分类两种方法。在设立了类目之后，就要设立条款并进行编号，条款是案卷类目的主要组成部分，是案卷要反映的内容。编制归卷类目应注意类目的设置要适当、灵活，要根据本机关的文件多少来设置类目，既不能太粗，又不能太细。案卷类目的名称和概念要清楚准确，不能笼统、含糊。类和类之间、条款和条款之间，不能相互包括、相互交叉、相互重复。类的设置标准要前后一致，不能中途变换。在确定归卷类目时，应考虑到文件的保管价值，要准确地注明每个条款里文件的保管期限。
　　其次，收集文件。立卷材料的收集工作是档案工作的基础，公文立卷人员要注意平时对文件的收集，将本机关需要立卷的文件材料及时集中到一起，以免散失。本机关的发文要有专人负责将原稿、印本及附件等收集齐全、完整，以便随时向立卷部门集中。同时，要建立收文制度，将收文及时、完整地向档案部门移交。
　　第三，鉴别与归卷。在对文件进行了收集之后，就要及时进行整理、鉴别和归卷，并进行分类。不同保管期限的文件，要按本机关保管期限表的要求将永久、长期、短期保管的文件初步分开。
　　（2）立卷。
　　首先，检查与调整卷内文件。要检查文件是否齐全、完整；是否符合归档范围的要求；是否保持了文件之间的历史联系，与归卷类目是否吻合，运用特征是否准确；卷内文件的保存价值是否一致；卷内文件数量是否过多或过少。
　　其次，排列卷内文件顺序。卷内文件一般按照时间、问题、作者、地区、名称、重要程度、程序或阶段、文件往来机关顺序排列。排列时要注意按问题特征立卷，不能混排。
　　第三，编排页码。排列案卷顺序之后，要拆除文件上的金属装订物，以免金属物日久氧化锈蚀文件。同时要对文件进行修补，凡在装订线左侧有文字的文件材料，要在左边加边取齐，右边叠起；尺寸不足规定尺寸的要加纸裱糊衬托；破损的要进行修补。修补完毕要以卷为单位，用阿拉伯数字编写张号，张号应编在文件材料的右上角，一张只编一个号，背面不编。
　　第四，填写卷内文件目录及备考表。每个案卷都应填写卷内文件目录，用来介绍本卷内文件的内容，便于文件检索查阅。卷内文件目录包括顺序号、文件作者、文件标题、文号、文件日期、所在张号、备注。案卷的备考表是案卷的最后一页，主要用来记述卷内文件的实有张数、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以备说明本卷文件保管使用的有关情况、卷内文件的变动情况。

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